द कम्प्लीट गाइड टू स्टेकहोल्डर मैनेजमेंट

सफल परियोजनाओं को पूरे संगठन के हितधारकों का समर्थन प्राप्त है। इसलिए किसी भी पहल के लिए हितधारक प्रबंधन आवश्यक है।

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हितधारक प्रबंधन आपको संचार खुला रखते हुए नेताओं की जरूरतों को पहचानने और पूरा करने की अनुमति देता है।

इस लेख में, आप जानेंगे कि हितधारक प्रबंधन क्या है, यह क्यों महत्वपूर्ण है, और हितधारक प्रबंधन योजना कैसे बनाएं।

विषयसूची

हितधारक प्रबंधन क्यों महत्वपूर्ण है?

जब हितधारकों के हितों और जरूरतों की अनदेखी की जाती है तो परियोजनाएं विफल हो जाती हैं। यह प्रमुख हितधारकों से खरीद-इन की कमी की ओर जाता है, जो परियोजना की सफलता को खतरे में डाल सकता है।

जब हितधारक महसूस करते हैं कि उनकी ज़रूरतें पूरी हो रही हैं, तो वे परियोजना का समर्थन करने की अधिक संभावना रखते हैं। दूसरी ओर, यदि उनकी ज़रूरतें पूरी नहीं होती हैं, तो वे आपकी पहल को अवरुद्ध करने का प्रयास कर सकते हैं। हितधारक प्रबंधन सकारात्मक संबंध बनाने में मदद करता है जो आपकी परियोजना को सुचारू रूप से चालू रखता है।

एक प्रभावी हितधारक प्रबंधन रणनीति आपकी मदद कर सकती है:

  • हितधारकों के बीच संघर्ष से बचें या हल करें।
  • प्रमुख हितधारकों से सुरक्षित खरीद और समर्थन।
  • हितधारकों के साथ प्रभावी ढंग से संवाद करें।
  • हितधारकों की अपेक्षाओं को प्रबंधित करें।
  • परियोजना के दौरान हितधारक जुड़ाव की निगरानी करें।

हितधारक प्रबंधन के लाभ

एक प्रभावी हितधारक प्रबंधन रणनीति के कई लाभ हैं, जिनमें शामिल हैं:

  • बेहतर संचार। हितधारकों के हितों और जरूरतों की पहचान करके, आप कर सकते हैं अपने संचार तैयार करें उनकी विशिष्ट आवश्यकताओं के लिए। यह सुनिश्चित करता है कि आपके संदेश प्राप्त और समझे गए हैं।
  • खरीद-फरोख्त में इजाफा हुआ है। केपीएमजी के मुताबिक, 61% परियोजनाओं में अत्यधिक शामिल प्रायोजक हैं. जब हितधारक महसूस करते हैं कि उनके हितों और जरूरतों पर विचार किया जा रहा है, तो वे परियोजना का समर्थन करने की अधिक संभावना रखते हैं।
  • कम जोखिम हितधारकों के साथ जुड़कर, आप संभावित जोखिमों की जल्द पहचान कर सकते हैं और उनसे बचने या उन्हें कम करने के लिए कदम उठा सकते हैं। यह परियोजना के समग्र जोखिम को कम करने में मदद कर सकता है।
  • बेहतर प्रदर्शन। एक प्रभावी हितधारक प्रबंधन रणनीति आपको संसाधनों का अनुकूलन करने और परियोजना गतिविधियों को हितधारक हितों के साथ संरेखित करने में मदद कर सकती है। इससे परियोजना के प्रदर्शन में सुधार हो सकता है।

हितधारक प्रबंधन प्रक्रिया के अंदर

हितधारक प्रबंधन, चरण-दर-चरण मार्गदर्शिका

जबकि हितधारक प्रबंधन कुछ के लिए सहज लग सकता है, आप अधिक औपचारिक रोडमैप के साथ व्यवस्थित रूप से विश्वास का निर्माण शुरू कर सकते हैं।

निम्नलिखित छह कदम आपको हितधारक प्राथमिकताओं को समझने में मदद कर सकते हैं और आप इन जरूरतों को कैसे पूरा कर सकते हैं।

1. हितधारकों की पहचान करें।

पहचान करके स्टारी सभी व्यक्तियों और समूहों जो आपकी परियोजना को सकारात्मक और नकारात्मक दोनों तरह से प्रभावित कर सकते हैं। इसमें आंतरिक हितधारक (जैसे टीम के सदस्य) और बाहरी हितधारक (जैसे ग्राहक या आपूर्तिकर्ता) शामिल हैं।

अपने हितधारकों की पहचान करने के लिए, अपने आप से निम्नलिखित प्रश्न पूछें।

  • आपकी परियोजना से कौन प्रभावित होगा?
  • आपकी परियोजना में किसकी रुचि है?
  • आपकी परियोजना को प्रभावित करने की शक्ति किसके पास है?
  • कौन चाहता है कि आपका प्रोजेक्ट विफल हो जाए?
  • कौन चाहता है कि आपका प्रोजेक्ट सफल हो?

2. हितधारकों को प्राथमिकता दें।

अपने सभी हितधारकों की पहचान करने के बाद, अगला चरण प्राथमिकताकरण है। यह आपकी परियोजना की सफलता के लिए सबसे महत्वपूर्ण हितधारकों पर अपना ध्यान केंद्रित करने में आपकी सहायता करेगा।

आपको यह पहचानना चाहिए कि उनकी अपेक्षाएँ कहाँ हैं, उनके प्रभाव का स्तर, वे आपसे कौन सी जानकारी चाहते हैं, और वे आपकी टीम से कितनी बार रिपोर्ट करना चाहते हैं। प्रमुख नेताओं को प्राथमिकता देने में आपकी सहायता के लिए आप हितधारक मानचित्रण का उपयोग कर सकते हैं।

एक हितधारक मानचित्रण व्यायाम चलाएँ

हितधारक मानचित्रण, हितधारक प्रबंधन प्रक्रिया

छवि स्रोत

उपरोक्त हितधारक मानचित्रण अभ्यास आपको दो-दो-ग्रिड पर नेताओं को प्लॉट करने के लिए कहता है। एक धुरी को शक्ति और दूसरी रुचि को लेबल किया जाता है।

शक्ति अक्ष पर, आप प्रत्येक हितधारक को परियोजना को प्रभावित करने की उनकी क्षमता पर मूल्यांकन करते हैं। ब्याज अक्ष पर, आप प्रत्येक हितधारक को परियोजना में उनकी रुचि के स्तर पर रेट करते हैं। यह आपको एक स्पष्ट तस्वीर देगा कि किन हितधारकों के साथ जुड़ना सबसे महत्वपूर्ण है और ऐसा करने के लिए सबसे अच्छा तरीका क्या है।

हितधारकों को मैप करने के कई अलग-अलग तरीके हैं, जिनमें निम्न शामिल हैं:

  • आरएसीआई मैट्रिक्स। यह एक लोकप्रिय हितधारक मानचित्रण विधि है जो परियोजना में भागीदारी के स्तर पर हितधारकों को रेट करने के लिए आर (जिम्मेदार), ए (जवाबदेह), सी (परामर्श), और आई (सूचित) अक्षरों का उपयोग करती है।
  • शक्ति/ब्याज ग्रिड। यह हितधारकों को मैप करने का एक आसान तरीका है जिसका उपयोग सगाई को प्राथमिकता देने के लिए किया जा सकता है। इसे सैलियंस मॉडल के नाम से भी जाना जाता है।
  • प्रभाव / प्रभाव मैट्रिक्स। यह एक अधिक विस्तृत हितधारक मानचित्रण पद्धति है जिसका उपयोग परियोजना पर प्रत्येक हितधारक के संभावित प्रभाव का आकलन करने के लिए किया जा सकता है।

3. हितधारक की जरूरतों और हितों का आकलन करें।

एक सफल हितधारक प्रबंधन योजना की कुंजी आपके हितधारकों को समझ रही है। इससे आपको यह आकलन करने में मदद मिलेगी कि वे परियोजना से क्या चाहते हैं और उनके साथ सर्वोत्तम तरीके से कैसे जुड़ सकते हैं।

इस स्तर पर, अपने आप से निम्नलिखित प्रश्न पूछें।

  • क्या आप उनकी जरूरतों, प्राथमिकताओं और मुद्दों को समझते हैं?
  • क्या उनके पास परियोजना को प्रभावित करने की शक्ति है?
  • परियोजना के परिणाम में उनका क्या वित्तीय या भावनात्मक हित है?
  • उन्हें क्या प्रेरित करता है?

इन सवालों के जवाबों को समझकर, आप बेहतर ढंग से एक हितधारक प्रबंधन योजना विकसित कर सकते हैं जो प्रत्येक नेता के लिए उपयुक्त हो।

4. हितधारक उद्देश्यों को परिभाषित करें।

एक बार जब आप अपने हितधारकों की पहचान कर लेते हैं और उनका आकलन कर लेते हैं, तो आप उनके उद्देश्यों को परिभाषित करना शुरू कर सकते हैं। इससे आपको यह समझने में मदद मिलेगी कि वे परियोजना से क्या चाहते हैं और उनके साथ सर्वोत्तम तरीके से कैसे जुड़ सकते हैं।

ऐसे कई तरीके हैं जिनसे आप हितधारक के उद्देश्यों को परिभाषित कर सकते हैं, जिनमें शामिल हैं:

  • साक्षात्कार। आप परियोजना पर अपने विचार प्राप्त करने के लिए हितधारकों से मुलाकात कर सकते हैं। यह व्यक्तिगत रूप से, फोन पर या ईमेल के माध्यम से किया जा सकता है।
  • सर्वेक्षण। आप बाहर भेज सकते हैं सर्वेक्षण हितधारकों को परियोजना पर उनकी प्रतिक्रिया प्राप्त करने के लिए। बड़ी संख्या में हितधारकों से डेटा एकत्र करने का यह एक त्वरित तरीका है।
  • फोकस समूह। आप पकड़ सकते हैं फोकस समूह परियोजना पर अपने इनपुट प्राप्त करने के लिए हितधारकों के साथ। इसका उपयोग विचारों को उत्पन्न करने और मुद्दों की पहचान करने के लिए किया जा सकता है।

हितधारक के उद्देश्यों को समझकर, आप एक प्रभावी हितधारक प्रबंधन योजना विकसित कर सकते हैं जो उनकी आवश्यकताओं और हितों को पूरा करती है।

5. सगाई के लिए एक योजना विकसित करें।

हितधारक जुड़ाव का लक्ष्य उम्मीदों का प्रबंधन करना और संबंध बनाना है। यह कई अलग-अलग तरीकों से किया जा सकता है, जिनमें निम्न शामिल हैं:

  • बार-बार संचार। यह हितधारक का सबसे महत्वपूर्ण पहलू है सगाई. आपको परियोजना पर उन्हें अद्यतन करने और प्रतिक्रिया प्राप्त करने के लिए हितधारकों के साथ नियमित रूप से संवाद करना चाहिए। यह आमने-सामने की मीटिंग, फोन कॉल, ईमेल या ऑनलाइन टूल जैसे a के माध्यम से किया जा सकता है परियोजना प्रबंधन सॉफ्टवेयर. प्रत्येक हितधारक को अपनी स्वयं की संचार रणनीति की आवश्यकता हो सकती है।
  • परामर्श। इसमें निर्णय लेने में हितधारकों से परामर्श करना शामिल है। यह बैठकों, सर्वेक्षणों या फोकस समूहों के माध्यम से किया जा सकता है।
  • सहयोग। इसमें कार्यों को पूरा करने या उद्देश्यों को प्राप्त करने के लिए हितधारकों के साथ काम करना शामिल है। यह सह-निर्माण, संयुक्त योजना या साझा निर्णय लेने के माध्यम से किया जा सकता है।

विभिन्न नेताओं के साथ जुड़ने का सबसे अच्छा तरीका हितधारक और परियोजना पर निर्भर करेगा। आपको प्रत्येक व्यक्ति के लिए अपनी सगाई की योजना तैयार करनी चाहिए।

हितधारक प्रबंधन योजना टेम्पलेट्स

आपके द्वारा हितधारकों की पहचान करने के बाद, यह प्रत्येक समूह के लिए प्रबंधन योजना विकसित करने का समय है।

नीचे दिए गए टेम्प्लेट आपको सहभागिता योजनाएँ बनाने और अपने हितधारक संचार को व्यवस्थित करने में मदद कर सकते हैं।

आसन

हितधारक प्रबंधन योजना टेम्पलेट, आसन

यदि आप हितधारक प्रबंधन के लिए नए हैं, आसन से यह टेम्पलेट संगठित रहने का एक सरल तरीका प्रदान करता है। इस योजना में, आप प्रत्येक हितधारक, आपकी परियोजना में उनकी रुचि के स्तर और वे आपके काम के लिए कितने प्रभावशाली हैं, को लिखते हैं।

फिर, आप उनकी संचार प्राथमिकताओं की पहचान करने के लिए एक बॉक्स चेक कर सकते हैं। इसमें शामिल है कि वे आपकी टीम से कितनी बार सुनना चाहते हैं और वे आपसे कैसे संपर्क करना चाहते हैं।

हम क्या प्यार करते हैं: इस टेम्प्लेट के साथ, आप जानते हैं कि आपके कौन से नेता एक नज़र में एक औपचारिक ईमेल की तुलना में एक त्वरित स्लैक पसंद करते हैं।

परियोजना प्रबंधन डॉक्स

हितधारक प्रबंधन उदाहरण, परियोजना प्रबंधन डॉक्स

यदि आप अधिक विस्तृत जुड़ाव योजना की तलाश कर रहे हैं, तो प्रोजेक्ट मैनेजमेंट डॉक्स से इस विकल्प पर विचार करें। इस दस्तावेज़ के साथ, आप पूरी तरह से अपनी परियोजना के विजन को रेखांकित कर सकते हैं और यह भी बता सकते हैं कि आपकी पहल किन विभागों को प्रभावित करेगी।

हम क्या प्यार करते हैं: इस टेम्प्लेट में चार्ट और टेबल शामिल हैं जिनका उपयोग आप अपनी परियोजना के लिए प्रत्येक हितधारक के महत्व के स्तर को निर्धारित करने के लिए कर सकते हैं। आप इस दस्तावेज़ का उपयोग मंथन और अपने अंतिम मसौदे की रूपरेखा तैयार करने के लिए कर सकते हैं।

नॉलेज हट

हितधारक प्रबंधन योजना टेम्पलेट, नॉलेजहट

यदि आप किसी सहभागिता योजना को लिखने के लिए एक पूर्ण मार्गदर्शिका की तलाश कर रहे हैं, तो नॉलेज हट आपकी सहायता के लिए है। इस टेम्प्लेट में ऐसे खंड शामिल हैं जो आपको हितधारकों की पहचान करने और प्रत्येक व्यक्ति की भागीदारी के लिए एक समयरेखा बनाने में मदद करते हैं। आप लागत और मानव संसाधन की भागीदारी पर भी नज़र रख सकते हैं।

हम क्या प्यार करते हैं: इस टेम्प्लेट में ऐसे चार्ट हैं जिन्हें आप हितधारक डेटा से भर सकते हैं। यदि आप अटक जाते हैं, तो प्रत्येक खंड आत्म-चिंतन के लिए उपयोगी प्रश्नों के साथ आता है जो आपको रास्ते में मार्गदर्शन करते हैं।

पीएम-प्रशिक्षण

हितधारक प्रबंधन उदाहरण, दोपहर प्रशिक्षण

यदि आप अपने हितधारकों को प्रबंधित करने के लिए एक साधारण स्प्रेडशीट खोज रहे हैं, तो और न देखें। PMTraining का यह टेम्प्लेट हितधारकों के प्रबंधन के लिए एक सीधा दृष्टिकोण प्रदान करता है।

हम क्या पसंद करते हैं: यह टेम्प्लेट बताता है कि इसमें कौन शामिल है, उन्हें आपकी परियोजना के लिए क्या करने की आवश्यकता है, और आप उन्हें कैसे व्यस्त रखने की योजना बनाते हैं। यदि आप एक-पृष्ठ हितधारक प्रबंधन मार्गदर्शिका विकसित करने का एक त्वरित तरीका ढूंढ रहे हैं, तो यह है। साथ ही, Google डॉक्स में सब कुछ संपादित किया जा सकता है।

हितधारक प्रबंधन के लिए युक्तियाँ

हितधारक प्रबंधन को औपचारिक बनाना एक भारी प्रक्रिया की तरह महसूस कर सकता है। चाहे आप अभी शुरुआत कर रहे हों या आपके पास वर्षों का अनुभव हो, निम्नलिखित युक्तियाँ आपको सफल हितधारक प्रबंधन सुनिश्चित करने में मदद कर सकती हैं।

1. परियोजना के उद्देश्य को परिभाषित करें।

पीएमआई के अनुसार, 44 फीसदी प्रोजेक्ट फेल व्यापार और परियोजना के उद्देश्यों के बीच संरेखण की कमी के कारण।

इससे पहले कि आप हितधारकों के साथ जुड़ना शुरू करें, परियोजना के उद्देश्य को परिभाषित करना महत्वपूर्ण है। इससे आपको यह पहचानने में मदद मिलेगी कि आपको किसके साथ जुड़ना है और उनके उद्देश्य क्या हैं।

2. भूमिकाओं और जिम्मेदारियों को परिभाषित करें।

एक परियोजना की शुरुआत में, प्रत्येक हितधारक की भूमिकाओं और जिम्मेदारियों को स्पष्ट रूप से परिभाषित करें। इससे यह सुनिश्चित करने में मदद मिलेगी कि परियोजना में उनकी भागीदारी पर हर कोई स्पष्ट है।

3. नियमित रूप से संवाद करें।

सफल हितधारक प्रबंधन के लिए नियमित संचार आवश्यक है। आपको परियोजना पर हितधारकों को नियमित रूप से अपडेट करना चाहिए और उनकी प्रतिक्रिया मांगनी चाहिए।

हितधारक संचार में आपके रणनीतिक उद्देश्य हमेशा स्पष्ट होने चाहिए। यह आपकी टीम को हितधारकों की अपेक्षाओं को प्रबंधित करने और सकारात्मक संबंध बनाने की अनुमति देता है।

4. पारदर्शी बनें।

परियोजना के बारे में हितधारकों के साथ पारदर्शी होना महत्वपूर्ण है। यह विश्वास बनाने में मदद करेगा और यह सुनिश्चित करेगा कि सभी एक ही पृष्ठ पर हों।

5. फीडबैक लें।

सफल हितधारक प्रबंधन के लिए प्रतिक्रिया आवश्यक है। आपको परियोजना के हर चरण में हितधारकों से प्रतिक्रिया लेनी चाहिए।

उनके सुझावों पर नज़र रखें और उनकी अंतर्दृष्टि को लागू करें। फिर आप रिपोर्ट कर सकते हैं कि आपने उनका समर्थन हासिल करने के लिए उनके समाधानों को कैसे लागू किया।

6. सही सॉफ्टवेयर चुनें।

बस आज चार टीमों में से एक एक परियोजना प्रबंधन सॉफ्टवेयर का उपयोग करता है। इनमें से किसी एक टूल को लागू करने से आपको व्यवस्थित रहने में मदद मिल सकती है।

इसमें परियोजना प्रबंधन सॉफ्टवेयर जैसे बेसकैंप या आसन से लेकर सहयोग सॉफ्टवेयर जैसे गूगल ड्राइव या ट्रेलो शामिल हैं। एक तकनीकी स्टैक चुनें जो आपके प्रोजेक्ट की आवश्यकताओं के लिए सबसे उपयुक्त हो।

7. लचीले बनो।

हितधारक प्रबंधन एक आकार-फिट-सभी प्रक्रिया नहीं है। आपको लचीला होना चाहिए और आपके साथ काम करने वाले प्रत्येक व्यक्ति के लिए अपना दृष्टिकोण तैयार करना चाहिए।

एक प्रभावी हितधारक प्रबंधन योजना बनाएं

हितधारक आपकी परियोजना को प्रभावित करने की शक्ति रखते हैं, इसलिए अपनी जरूरतों को सबसे आगे रखते हुए नेताओं को शामिल करने से चीजों को सुचारू रूप से चलने में मदद मिलेगी।

ट्रैक पर बने रहने के लिए अपनी हितधारक प्रबंधन रणनीति विकसित करते समय इन युक्तियों को ध्यान में रखें।

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