आपको किस लघु व्यवसाय कार्य को स्वचालित करना चाहिए?

स्वचालन व्यवसाय करना आसान बनाता है। आप स्वचालित रूप से उन कार्यों को पूरा कर सकते हैं जिन्हें आपको या किसी कर्मचारी को सामान्य रूप से करना होता है। कुछ कर्मचारियों वाले छोटे व्यवसायों के लिए स्वचालित रूप से काम करना विशेष रूप से आकर्षक होता है।

स्वचालन के कुछ उदाहरणों में शामिल हैं:

  • एक विक्रेता से “माफ करना, मैंने आपको याद किया” ईमेल जो आपकी कॉल नहीं ले सका।
  • आपकी पसंदीदा कॉफी शॉप से ​​जन्मदिन का कूपन।
  • खुदरा विक्रेता का रिमाइंडर कि आपने अपने शॉपिंग कार्ट में एक उत्पाद जोड़ा लेकिन कभी भी खरीदारी पर क्लिक नहीं किया।

बड़े निगम स्वचालन क्रांति का नेतृत्व करते हैं। हालांकि, छोटी कंपनियों को इससे ज्यादा या इससे भी ज्यादा फायदा हो सकता है। उन्हें अपने वर्कफ़्लोज़ में ऑटोमेशन टूल्स को शामिल करना चाहिए, ताकि इसे आसान बनाया जा सके:

  • लीड कैप्चर करें
  • बिक्री बंद करें
  • ग्राहकों की सेवा
  • चालान-प्रक्रिया संभालें
  • अपनी टू-डू सूची से कार्यालय के नियमित कार्यों की जाँच करें।

जब दोहराई जाने वाली प्रक्रियाओं को स्वचालित किया जाता है, तो छोटे व्यवसाय के मालिक और कर्मचारी अपना समय महत्वपूर्ण चीजों जैसे कि डॉलर को कंपनी की निचली रेखा तक पहुँचाने में लगा सकते हैं।

यह मार्गदर्शिका उन 16 तरीकों का खुलासा करती है जिनमें छोटे व्यवसाय स्वचालन का उपयोग कर सकते हैं।

  1. नए ईमेल संपर्कों का तुरंत जवाब दें
  2. नए कनेक्शन का पालन करें
  3. नौकरी के आवेदन लीजिए
  4. अपनी बिक्री पाइपलाइन को स्वचालित करें
  5. बिक्री प्रतिनिधि को लीड असाइन करें
  6. ग्राहकों को याद दिलाएं कि वे कुछ भूल गए हैं
  7. फ़ोन टैग पर जीतें
  8. महत्वपूर्ण दस्तावेज भेजें और प्राप्त करें
  9. मुफ़्त सामग्री ऑफ़र करके लीड हासिल करें
  10. उन संभावित ग्राहकों से जुड़े रहें जो खरीदने के लिए तैयार नहीं हैं
  11. दोहराना व्यवसाय उत्पन्न करें
  12. ग्राहक संतुष्टि की निगरानी करें
  13. नए ग्राहकों का स्वागत है

कई छोटे व्यवसायों के लिए, उन्हें प्राप्त होने वाले सभी ईमेल और सूचना अनुरोधों का समय पर जवाब देना लगभग असंभव है। उनके उत्तर की प्रतीक्षा करना कोई विकल्प नहीं है। यदि लोगों के अनुरोधों का तुरंत उत्तर नहीं दिया जाता है, तो वे एक प्रतियोगी की ओर बढ़ेंगे।

जब भी आप कोई नया ईमेल संपर्क प्राप्त करते हैं तो ईमेल स्वचालन सॉफ़्टवेयर आपको तत्काल प्रतिक्रिया प्रदान करने की अनुमति देता है। इस प्रकार का स्मार्ट ग्राहक संबंध प्रबंधन (सीआरएम) सॉफ्टवेयर एक शोर्टकोड प्रदान करता है जिसे आप अपनी वेबसाइट पर संपर्क प्रपत्रों पर रखते हैं।

जब एक संभावित ग्राहक फॉर्म भरता है, तो सॉफ्टवेयर एक वास्तविक समय ईमेल उत्तर भेजता है। ईमेल इस बारे में अपेक्षाएँ निर्धारित कर सकता है कि संभावित ग्राहक आपसे या प्रतिनिधि से कब सुनेंगे। उम्मीदें स्थापित करने से संभावित खरीदार के कहीं और जाने की संभावना कम हो जाती है। सॉफ़्टवेयर किसी व्यक्ति को फ़ोन कॉल का अनुसरण करने के लिए लीड प्रदान करता है।

2. नए कनेक्शनों का पालन करें

क्या आप किसी घटना के बाद व्यवसाय कार्डों का एक बड़ा ढेर लेकर घर आते हैं? यह आवश्यक है कि आप अपने नए संपर्कों से तुरंत संवाद करें. अपनी बातचीत को भूलना या कार्ड खोना आसान है।

संभावना मत लो। एक ऐप डाउनलोड करें जो आपके स्मार्टफोन पर व्यवसाय कार्ड को स्कैन करता है और संपर्क जानकारी को आपके ग्राहक संबंध प्रबंधन प्रणाली में स्थानांतरित करता है। आप उन्हें एक ईवेंट सहभागी के रूप में टैग कर सकते हैं और आपने जो चर्चा की उसके बारे में नोट्स भी ले सकते हैं। कॉन्फ़्रेंस या अन्य इवेंट में ब्रेक के दौरान ईमेल फ़ॉलो-अप शेड्यूल करने के लिए ऑटोमेशन सॉफ़्टवेयर का लाभ उठाएं।

3. नौकरी के आवेदन लीजिए

नौकरी का बाजार तंग है, और छोटे व्यवसाय के मालिकों को हर वह लाभ चाहिए जो उन्हें मिल सकता है। भर्ती प्रक्रिया को सुविधाजनक बनाने के लिए शायद आपके पास बड़ी कंपनियों की तरह मानव संसाधन विभाग नहीं है। ईमेल के माध्यम से नौकरी के आवेदन एकत्र करना ठीक है। हालांकि, जब उनकी समीक्षा करने और इंटरव्यू शेड्यूल करने का समय आता है तो यह बोझिल हो सकता है।

भर्ती को स्वचालित करने के लिए सॉफ़्टवेयर का उपयोग करें। वेबपेज पर जहां आप नौकरी का विवरण पोस्ट करते हैं, इच्छुक उम्मीदवारों से वेब फॉर्म के माध्यम से नाम और संपर्क जानकारी जमा करने के लिए कहें। फिर एक दूसरा फॉर्म जोड़ें जिसमें उनसे प्रारंभिक साक्षात्कार के सवालों का जवाब देने का अनुरोध किया गया हो। अगला, सॉफ्टवेयर आपसे संपर्क करता है, एप्लिकेशन की समीक्षा करने के लिए एक कार्य बनाता है।

यदि आप थोड़ा पैसा खर्च करने को तैयार हैं, तो जैसे किसी स्रोत के माध्यम से अपनी भर्ती को स्वचालित करें वास्तव में. यह आपको एप्लिकेशन बनाने के लिए उपयोग किए जा सकने वाले टेम्प्लेट प्रदान करता है। इसमें उन्हें स्कोर करने और आदर्श उम्मीदवार को खोजने के लिए उन्हें छाँटने की शक्तिशाली क्षमताएँ भी हैं।

4. अपनी बिक्री पाइपलाइन को स्वचालित करें

संभावना से भुगतान करने वाले ग्राहक तक का रास्ता कई पड़ावों वाला लंबा हो सकता है। व्यवसाय के मालिकों और बिक्री करने वालों के लिए रास्ते में संभावनाओं को खोना आसान है।

मानचित्रण और स्वचालन बिक्री यात्रा संभावित ग्राहकों को खोने से बचाने में मदद कर सकता है।

स्वचालन सॉफ्टवेयर आपकी बिक्री प्रक्रिया को व्यवस्थित करता है। जब यह स्पष्ट रूप से परिभाषित और स्वचालित होता है, तो आप और आपकी बिक्री टीम वास्तविक समय में कदम दर कदम आगे बढ़ सकती है, मुद्दों की तलाश कर सकती है और प्रक्रिया को अनुकूलित कर सकती है।

5. बिक्री प्रतिनिधि को लीड असाइन करें

कुछ संभावित ग्राहक संपर्क फ़ॉर्म भरना छोड़ देते हैं और इसके बजाय कॉल करते हैं। संभावित ग्राहक के साथ संबंध बनाने के लिए एक फोन कॉल एक शानदार तरीका है। कॉल अक्सर संकेत देते हैं कि संभावना गंभीर है। हालांकि, लीड का पीछा करने की प्रक्रिया के बिना, वे अवसर अक्सर खो जाते हैं।

ऑटोमेशन सॉफ्टवेयर के साथ, आप एक ऐसा फॉर्म सेट कर सकते हैं जिसे आप और सेल्सपर्सन लोगों के कॉल करने पर भर सकते हैं। किसी विशिष्ट व्यक्ति को फ़ॉलो अप करने के लिए निर्दिष्ट करने से पहले, किसी प्रासंगिक नोट के साथ क्लाइंट की संपर्क जानकारी दर्ज करें। प्रपत्र बिक्री प्रतिनिधि को नई लीड से संपर्क करने के लिए सचेत करता है और उन्हें वह जानकारी देता है जिसकी उन्हें बातचीत जारी रखने के लिए आवश्यकता होती है। इसके शीर्ष पर, सॉफ्टवेयर उस बिक्री प्रतिनिधि से संभावित ग्राहक को एक स्वचालित परिचय ईमेल भेज सकता है।

आपकी टीम कितनी प्रतिक्रियाशील है, इससे आपके नेतृत्वकर्ता प्रभावित होंगे।

6. ग्राहकों को याद दिलाएं कि वे कुछ भूल गए हैं

लोगों के लिए अपने ऑनलाइन शॉपिंग कार्ट में चीज़ें छोड़ना आम बात है। शायद किसी के पास दूसरा विचार था। दूसरी बार, लोग विचलित हो जाते हैं। किसी भी तरह से, ई-कॉमर्स व्यवसायों को कभी हार नहीं माननी चाहिए! ऑटोमेशन सॉफ्टवेयर यह पता लगा सकता है कि ग्राहक बिना खरीदारी किए ऑर्डर फॉर्म पर जाता है या नहीं। यह स्वचालित रूप से ग्राहकों को खरीदारी पूरी करने की याद दिलाता है। आप एक स्वचालित ईमेल को घटना के तुरंत बाद और दूसरे को कुछ दिनों बाद शेड्यूल कर सकते हैं।

7. फोन टैग पर जीतें

फ़ोन टैग के खेल को खोना आसान है, खासकर जब आप एक छोटा व्यवसाय चलाने में व्यस्त हों।

यदि कोई फ़ोन टैग गेम बहुत लंबा चलता है, तो आप या अन्य व्यक्ति अंत में हार मान सकते हैं – जानबूझकर या क्योंकि कोई भूल जाता है। आपके पास लीड थी। आपने खो दिया है।

फ़ोन कॉल वापस करने के लिए एक स्वचालित प्रक्रिया सेट करके इस परिदृश्य से बचें। ऑटोमेशन सॉफ़्टवेयर का उपयोग करके, आप फ़ोन टैग श्रृंखला के अंतिम चरण के बारे में सिस्टम में नोट्स डालते हैं। ऐसा करने से आप जिस व्यक्ति को कॉल कर रहे हैं, उसके लिए एक स्वचालित ईमेल ट्रिगर हो जाता है। जब तक आप वास्तव में कनेक्ट नहीं हो जाते, तब तक सॉफ़्टवेयर आपको और दूसरे पक्ष को रिमाइंडर प्रदान करना जारी रख सकता है।

8. अपने सबसे हॉट लीड्स पर केंद्रित रहें

आपकी क्षमता से अधिक लीड होना अच्छी बात है। हालाँकि, आपको इससे निपटने की आवश्यकता है।

ऑटोमेशन सॉफ़्टवेयर आपके मार्केटिंग प्रयासों के साथ उनकी सहभागिता के आधार पर प्रत्येक लीड को रैंक करने के लिए लीड स्कोरिंग का उपयोग करके प्राथमिकताएँ निर्धारित करने में आपकी सहायता कर सकता है। रैंकिंग का लाभ उठाएं ताकि आप और आपकी बिक्री टीम के सदस्य उन संभावनाओं पर ध्यान केंद्रित कर सकें जो अधिक समय की आवश्यकता वाले लोगों को खरीदने के लिए तैयार हैं। उनकी रुचि के स्तर के आधार पर लीड्स की पहचान करके, आप उनकी ज़रूरतों का बेहतर अनुमान लगा सकते हैं और उन्हें उनकी वर्तमान मानसिकता के अनुरूप संदेशों के साथ लक्षित कर सकते हैं। समय के साथ, यह आपकी बिक्री रूपांतरण दर को बेहतर बनाने में मदद करेगा।

9. महत्वपूर्ण दस्तावेज भेजें और प्राप्त करें

टैक्स फ़ॉर्म से लेकर अनुबंधों तक, कई व्यवसायों में दस्तावेज़ महत्वपूर्ण भूमिका निभाते हैं। स्वचालित प्रक्रियाओं की स्थापना करके कागजी कार्रवाई को अपने सॉफ़्टवेयर में बदल दें। यह आपको अधिक महत्वपूर्ण कार्य करने के लिए अधिक समय दे सकता है।

सिस्टम में अपने प्रपत्रों को टैग करें और एक तर्क स्थापित करें कि प्रत्येक को किसे प्राप्त करना चाहिए। यह स्वचालित रूप से सही व्यक्ति को सही फॉर्म भेजेगा, उदाहरण के लिए, ऑनबोर्डिंग प्रक्रिया से गुजरने वाले टैग किए गए नए कर्मचारी को W-9। जब एक भरा हुआ फॉर्म आपके इनबॉक्स में आता है, तो आप सिस्टम में एक नोट बना सकते हैं ताकि सॉफ्टवेयर को पता चल जाए कि दस्तावेज़ पूरा हो गया है। यदि ऐसा नहीं होता है, तो सॉफ़्टवेयर स्वचालित रूप से रिमाइंडर्स का अनुसरण करता है।

10. मुफ्त सामग्री की पेशकश करके बढ़त हासिल करें

कई संभावित ग्राहक अपना ईमेल पता देने को तैयार नहीं हैं। उन्हें पहले ही बहुत सारे ईमेल मिल चुके हैं!

लोगों को उन्हें ईमेल भेजने की अनुमति देने के लिए ईबुक या वीडियो जैसी मुफ्त मूल्यवान सामग्री प्रदान करें। आपको नई लीड मिलती हैं और आपको अपनी विशेषज्ञता दिखाने का मौका मिलता है। इस प्रक्रिया को स्वचालित करना संभव है।

अपनी साइट में एक वेब फ़ॉर्म जोड़ें जो लोगों को आपकी सामग्री प्राप्त करने के लिए साइन अप करने की अनुमति देता है। जब कोई लीड फॉर्म में अपना नाम और ईमेल पता दर्ज करता है, तो ऑटोमेशन सॉफ्टवेयर उनके द्वारा अनुरोधित संसाधन को डिलीवर करता है।

सही ऑटोमेशन प्लेटफॉर्म का उपयोग करना यह पहचानना संभव बनाता है कि किस सामग्री के लिए कौन सी लीड उत्पन्न हुई थी। आप इस जानकारी का उपयोग संभावित ग्राहकों के साथ अपनी बातचीत को निर्देशित करने और यह निर्धारित करने के लिए कर सकते हैं कि गुणवत्ता लीड उत्पन्न करने के लिए कौन सी सामग्री सबसे प्रभावी है।

11. उन संभावित ग्राहकों से जुड़े रहें जो खरीदने के लिए तैयार नहीं हैं

कई लोग किसी कंपनी के साथ अपनी पहली मुलाकात के दौरान खरीदारी करने के लिए तैयार नहीं होते हैं।

लीड पोषण प्रक्रिया को स्वचालित करने से संभावनाओं को खो जाने से रोकने में मदद मिलती है। यह आपको ऐसा करने के लिए याद किए बिना संपर्क में रहने की अनुमति देता है। जब किसी लीड को अधिक समय की आवश्यकता के रूप में पहचाना जाता है, तो ऑटोमेशन सॉफ़्टवेयर नियमित रूप से एक ईमेल भेज सकता है जो धीरे-धीरे लीड को बिक्री की ओर धकेलता है। जब वे खरीदने के लिए तैयार हों तो ईमेल आपके व्यवसाय को सबसे ऊपर रखेगा।

आप इन उपभोक्ताओं को अपने उत्पादों और सेवाओं के लाभों के बारे में शिक्षित करने के लिए सामग्री का उपयोग कर सकते हैं।

12. बार-बार व्यवसाय उत्पन्न करें

अधिकांश व्यवसाय स्वामियों के लिए, एक ही बिक्री पर्याप्त नहीं है। आप चाहते हैं कि ग्राहक बार-बार खरीदारी करें। नए ग्राहकों को लाने की तुलना में वर्तमान ग्राहकों को अतिरिक्त बिक्री करना कम खर्चीला है।

अपनी पुनर्विक्रय प्रक्रिया को स्वचालित करके इस स्थिति पर नियंत्रण रखें।

जब आप बिक्री करते हैं तो ऑटोमेशन सॉफ्टवेयर सक्रिय हो जाता है। यह पूर्व निर्धारित अवधि के बाद एक अनुवर्ती ईमेल भेजता है। ईमेल उत्पाद को पुनर्खरीद करने या उससे संबंधित एक खरीदने की सिफारिश कर सकता है। ईमेल में उत्पाद का लिंक शामिल करें, जिससे इसे खरीदना आसान हो जाए।

13. ग्राहक संतुष्टि की निगरानी करें

चाहे अच्छा हो या बुरा, ग्राहक संतुष्टि सर्वेक्षण के परिणाम आपको अपने व्यवसाय को बेहतर बनाने के लिए आवश्यक जानकारी दे सकते हैं। वे आपके ऑपरेशन के उन हिस्सों को ठीक करने में आपकी मदद करते हैं जो काम नहीं कर रहे हैं और शायद असंतुष्ट ग्राहक के साथ चीजें ठीक कर दें।

ऐप स्वचालित रूप से उन ग्राहकों को एक सर्वेक्षण लिंक ईमेल करता है जिन्होंने हाल ही में खरीदारी की है। सर्वेक्षण आवश्यकतानुसार सरल या जटिल हो सकता है। सॉफ़्टवेयर को सेट अप किया जा सकता है ताकि नकारात्मक प्रतिक्रियाएँ क्लाइंट से संपर्क करने के लिए कार्य को ट्रिगर कर सकें। आप या आपकी ग्राहक सहायता टीम का कोई व्यक्ति आपके ग्राहक तक पहुंचता है और उसे संतुष्ट करने के तरीके ढूंढता है, संभावित रूप से सार्वजनिक ऑनलाइन नकारात्मक रेटिंग और समीक्षा को रोकता है। आप उन ग्राहकों से रेटिंग और समीक्षाओं का अनुरोध भी कर सकते हैं जो आपको सकारात्मक समीक्षा देते हैं।

14. नए ग्राहकों का स्वागत करें

बिक्री ग्राहक संबंध का अंत नहीं है। अभी तो शुरुआत है। स्वचालित स्वागत ईमेल भेजकर अपनी पहली छाप छोड़ें। एक खरीद एक ईमेल ट्रिगर करती है जो ग्राहकों को धन्यवाद देती है और उनसे पूछती है कि वे अपनी खरीदारी के बारे में क्या सोचते हैं। शायद उपहार के रूप में तैनात एक विशेष प्रस्ताव शामिल करें। यह खरीदार को आपके साथ और अधिक व्यवसाय करने के लिए प्रोत्साहित करेगा और संभवतः जीवन भर के लिए ग्राहक बन जाएगा।

15. विफल बिलिंग शुल्कों के ऊपर बने रहें

जब किसी ग्राहक को नया क्रेडिट या डेबिट कार्ड मिलता है, तो हो सकता है कि उसे परिवर्तन के बारे में आपके व्यवसाय को सचेत करना याद न रहे। इस स्थिति के परिणामस्वरूप ऐसा बिलिंग शुल्क लग सकता है जो स्पष्ट नहीं होता, जो आपके व्यवसाय की निचली रेखा को नकारात्मक रूप से प्रभावित कर सकता है।

स्वचालित प्रक्रियाओं की स्थापना करके सक्रिय रहें। आवर्ती आधार पर एकत्र की गई सदस्यताओं और अन्य शुल्कों के लिए, बिलिंग शुल्क विफल होने पर आपको सूचित करने के लिए सॉफ़्टवेयर के लिए एक ट्रिगर सेट करें। अधिसूचना आपको ग्राहक तक पहुंचने का संकेत देती है, जिससे आप जल्द से जल्द भुगतान प्राप्त कर सकते हैं।

आप समाप्त होने वाले क्रेडिट कार्ड को पकड़ने के लिए ऑटोमेशन का उपयोग करके कुछ विफल शुल्कों को होने से भी रोक सकते हैं। सिस्टम ग्राहकों को अपने कार्ड अपडेट करने का अनुरोध करने के लिए अलर्ट भेज सकता है।

16. सोशल मीडिया और ईमेल मार्केटिंग पर समय बचाएं

क्लाइंट ईमेल और सोशल मीडिया अधिकांश लघु व्यवसाय विपणन अभियानों के महत्वपूर्ण घटक हैं। मार्केटिंग ऑटोमेशन इन थकाऊ और समय लेने वाले कार्यों को सुव्यवस्थित करता है। अलग-अलग सोशल मीडिया प्लेटफॉर्म पर एक बार सोशल मीडिया पोस्ट करने या अलग-अलग ईमेल भेजने, या एक ही ईमेल अभियान शेड्यूल करने के बजाय, एक सिस्टम जैसे हूटसुइट शेड्यूलिंग टूल और कार्यक्षमता के साथ आता है जो आपको सप्ताह या मासिक में एक बार सब कुछ सेट करने की अनुमति देता है, और यह आपकी सामग्री को स्वचालित रूप से बाहर धकेलता है। इन कार्यों को व्यवस्थित करने से उन्हें करने में भूलने से रोकने में मदद मिलती है। यह मेट्रिक्स की निगरानी करना भी आसान बनाता है, इसलिए आप जानते हैं कि क्या काम कर रहा है और क्या नहीं।

लघु व्यवसाय स्वचालन का लाभ उठाने से कई व्यावसायिक प्रक्रियाओं और दोहराए जाने वाले कार्यों को सुव्यवस्थित किया जा सकता है, उद्यमियों और छोटे व्यवसाय के मालिकों के साथ-साथ उनके लिए काम करने वाले लोगों को काफी समय बचाया जा सकता है। प्रौद्योगिकी में एक छोटा सा निवेश परेशान करने वाले व्यावसायिक कार्यों को करने में लगने वाले समय की बचत कर सकता है।

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